ZAW-FA – jak zgłosić uprawnienia do KSeF i nie popełnić błędów

Wraz z wejściem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) coraz więcej przedsiębiorców spotyka się z pojęciem ZAW-FA. Jest to dokument, który dla wielu firm jest kluczowy, aby mogły wystawiać faktury w systemie KSeF.

Dowiedz się, czym dokładnie jest ZAW-FA, kto powinien go złożyć oraz jak zrobić to poprawnie.

Czym jest ZAW-FA ?

Dokument ZAW-FA ma na celu przyznanie uprawnień w KSeF podmiotom, które nie mogą się uwierzytelnić drogą elektroniczną. Wskazuje osobę, której nadajemy lub odbieramy uprawnienia do korzystania z KSeF.

Kto powinien złożyć ZAW-FA ?

Formularz ZAW-FA powinny złożyć przede wszystkim podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. spółki kapitałowe, fundacje, stowarzyszenia), które nie mają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i chcą upoważnić pierwszą osobę fizyczną (np. członka zarządu, pełnomocnika, głównego księgowego) do zarządzania uprawnieniami w KSeF. Ta osoba będzie mogła następnie nadawać uprawnienia innym pracownikom lub biurom rachunkowym już wewnątrz systemu.

Zawiadomienie ZAW-FA służy również zgłoszeniu danych identyfikujących e-podpis (tzw. odcisk palca) w przypadku osób posiadających podpis elektroniczny, który nie zawiera ani NIP ani PESEL.

Formularz może być również użyty dobrowolnie, gdy podmiot chce uporządkować lub zmienić uprawnienia w KSeF, np. odebrać dostęp byłemu pracownikowi czy zgłosić nową osobę odpowiedzialną za fakturowanie.

Jak wypełnić druk ZAW-FA – instrukcja krok po kroku

Druk ZAW-FA składa się z 5 głównych sekcji – od A do E. Formularz należy wypełniać czytelnie, dużymi, drukowanymi literami.

Dane wstępne formularza ZAW-FA

Na początku formularza, w polu nr 1, należy wpisać NIP podatnika lub podmiotu składającego zawiadomienie.

Jeżeli składanych jest więcej niż jedno zawiadomienie ZAW-FA jednocześnie, w polu nr 4 należy wskazać:

łączną liczbę składanych formularzy,
numer kolejny danego zawiadomienia.

Sekcja A – miejsce i cel składania

W tej części formularza wskazuje się:

właściwego naczelnika urzędu skarbowego (pole nr 5),
cel złożenia zawiadomienia (pole nr 6).

Możliwe cele złożenia ZAW-FA to:

wskazanie osoby uprawnionej do korzystania z KSeF,
odebranie uprawnień do korzystania z KSeF konkretnej osobie,
odebranie uprawnień wszystkim osobom. W takim przypadku nie wypełnia się sekcji C,
zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, które nie zawierają NIP ani PESEL. W takim przypadku również nie wypełnia się sekcji C.

Sekcja B – dane podatnika lub podmiotu nadającego uprawnienia

W polu nr 7 należy określić, kto składa zawiadomienie:

podmiot niebędący osobą fizyczną,
organ egzekucyjny,
osoba fizyczna.

W polu nr 8:

osoby fizyczne wpisują imię i nazwisko,
pozostałe podmioty podają pełną nazwę.

W dalszej części sekcji:

pole nr 9 – numer telefonu (opcjonalnie),
pole nr 10 – adres e-mail (obowiązkowy). Podatnik na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Sekcja C – dane osoby uprawnionej do korzystanie z KSEF

Sekcja C dotyczy osoby, której nadawane lub odbierane są uprawnienia do systemu KSeF.

pole nr 11 – zaznaczenie rodzaju identyfikatora (NIP, PESEL lub brak identyfikatora – w przypadku nierezydenta),
pole nr 12 – wpisanie numeru NIP lub PESEL,
pola nr 13–15 – nazwisko, imię oraz data urodzenia (dotyczy nierezydentów),
pola nr 16–18 – wypełniane wyłącznie dla nierezydentów nieposiadających ani NIP, ani PESEL,
pole nr 19 – numer telefonu (opcjonalnie),
pole nr 20 – adres e-mail (obowiązkowy). Osoba uprawniona na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Sekcja D – dane identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny

W tej części formularza, w polu nr 21, wpisuje się dane unikalne certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (SHA-256).

Sekcję D wypełnia się m.in. wtedy, gdy:

zgłaszane są dane podpisu lub pieczęci elektronicznej,
osoba uprawniona nie posiada NIP ani PESEL i korzysta wyłącznie z podpisu kwalifikowanego,
podatnik lub podmiot działa przy użyciu zagranicznego podpisu lub pieczęci kwalifikowanej.

Najczęściej dotyczy to podatników zagranicznych, którzy dobrowolnie korzystają z KSeF i muszą uwierzytelnić się podpisem lub pieczęcią wydaną poza Polską.

Każda zmiana podpisu lub pieczęci elektronicznej wymaga ponownego zgłoszenia w ZAW-FA.

Sekcja E – podpis podatnika/podmiotu składającego ZAW-FA

W ostatniej części formularza zawiadomienie podpisuje osoba składająca ZAW-FA, podając:

imię i nazwisko,
stanowisko lub funkcję.

W przypadku reprezentacji wieloosobowej (powyżej 4 osób) pozostałe osoby uprawnione do reprezentacji należy wskazać w dodatkowym formularzu ZAW-FA.

Jak wysłać zawiadomienie ZAW-FA?

Wypełniony formularz ZAW-FA można złożyć:

w postaci papierowej,
w postaci elektronicznej, np. poprzez ePUAP bądź jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym.

Streszczenie

ZAW-FA to formularz, który umożliwia nadanie, odebranie lub zmianę uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu firm, zwłaszcza spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi, jest to kluczowy dokument warunkujący możliwość wystawiania faktur w KSeF.

Dokument składa się z pięciu sekcji i pozwala również zgłosić dane kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej, zwłaszcza w przypadku podpisów bez NIP i PESEL. Poprawnie wypełniony ZAW-FA można złożyć papierowo lub elektronicznie, a jego złożenie zapewnia sprawny dostęp do KSeF i ciągłość fakturowania.